TEAMSFOX
Après 2 années d’exploitation, la solution TeamsFox est progressivement devenue pour Clarins un outil de gouvernance irremplaçable : indispensable au quotidien pour les activités de notre Digital Workplace, et incontournable pour assurer la cohérence des usages collaboratifs de nos utilisateurs.
Lancés en 2019 à échelle mondiale, les usages de Teams couplés à l’écosystème O365 ont progressivement triplé ; une forte accélération naturelle s’étant imposée au cours des périodes de confinement liées au Covid, de télétravail puis fonctionnement en mode hybride.
Fournis en standard par Microsoft pour leurs solutions O365, des données brutes ainsi que des indicateurs intéressants sont certes à minima exploitables ; mais la limite est très vite atteinte avec ces seules informations et extractions basiques.
Pour franchir ce cap et offrir des reportings plus évolués à l’interne, nous réalisions des traitements lourds et chronophages via Excel, bien que majoritairement automatisés ; or tout un chacun sait qu’Excel ne peut être considéré comme une solution viable.
Une solution ad-hoc est donc rapidement devenue indispensable pour notre équipe, ce concept se confirmant avec la mise à disposition progressive d’APIs proposées par Microsoft pour accéder à ces données.
Les objectifs ciblés :
- Exploiter des métriques compilés, rapidement accessibles et facilement exploitables (principe d’efficience)
- Analyser les tendances & usages par solution, via des KPIs mais aussi des graphiques dynamiques offrant une visibilité directe pour interprétation
- Disposer d’une granularité plus fine : pour chacune de nos entités, par types de profils utilisateurs, par plages temporelles, par fonctionnalités dans l’offre O365, etc.
- Conférer un accès direct et sécurisé à la solution pour nos IT Managers et key-users
- Être en mesure de non seulement observer les comportements et tendances, mais surtout fixer nos orientations stratégiques en conséquence (trajectoires correctives d’usages, communication de meilleures pratiques auprès de nos ambassadeurs & utilisateurs, etc.).
Dans ce contexte, la solution TEAMSFOX mise en avant par la société DataHorizon a été intégrée à notre réflexion courant 2020 ; nous évoquions déjà très régulièrement aux équipes DataHorizon nos différents besoins et actions récurrentes, et avions pour ambition de nous doter d’un modèle de solution robuste et évolutif :
- Leur projet TEAMSFOX - alors en cours de développement - confirma cette vision commune, poussant même plus loin l’exercice en proposant une offre extrapolée pouvant s’appliquer plus largement à toutes entreprises clientes O365.
Début 2021 - Clarins pionnier en tant que premier client en exploitation sur TEAMSFOX !
Des bénéfices immédiats : étant entendu que le périmètre de cette 1ère version était initialement circonscrit à TEAMS + SharePoint Online, enrichi par de principaux indicateurs et tableaux de bord O365 :
- Une actualisation quotidienne des données issues de notre tenant Clarins
- L’instantanéité de l’accès aux données / graphiques / analyses
- Une totale fiabilité et qualité absolue des informations exposées, les traitements étant dorénavant totalement automatisés en back-office
- Des alertes multiaxes pour une meilleure gouvernance, avec identification :
- Des équipes Teams sans propriétaires : certaines équipes n’étant plus gérées par aucun propriétaire et les comptes des propriétaires originels ayant été désactivés suite à leur sortie des effectifs
- Des équipes Teams totalement inactives depuis plus de 30j, 60j, 180j, ou une quelconque autre période : décision pouvant être prise de les purger avec accord de leur propriétaire si jugées inutiles (axe RSE), conservées sinon si leur propriétaire en justifie la raison (ex. : archivage, arrêt temporaire des activités au sein de l’équipe avant reprise, etc.)
- Des équipes Teams incluant des invités externes / Guests : ces profils supposent une attention majeure de la part des propriétaires d’équipes, pour des raisons évidentes de sécurité de l’information ; ils doivent être désactivés s’ils n’exercent plus contractuellement.
- Des équipes publiques Teams : ce format d’équipe étant parfois sélectionné à tort par un propriétaire lors de la création de son équipe, certaines informations peuvent dans ce cas être trop largement exposées.
- Des campagnes de notifications automatiques via mails paramétrés : réalisées à fréquence trimestrielle, nous permettent de cibler très précisément nos utilisateurs pour les aviser de consignes, règles d’usage ou recommandations s’appliquant à leurs équipes respectives.
- Des gains indéniables :
- Productivité d’une part :
- Avec un gain de 1,5jours/hommes par mois sur l’axe traitements / restitutions
- Et une économie de 5j/h par trimestre sur l’axe notifications utilisateurs
- Gouvernance et Sécurité d’autre part, avec tous les instruments de pilotage à disposition permettant d’assurer un niveau de sécurité élevé conformément aux standards Clarins (ISO 27001).
2021-2022 : TEAMSFOX tient ses promesses en s’enrichissant de nombreuses nouvelles fonctionnalités
Toujours à l’écoute des initiatives et besoins exprimés par leur client, l’agilité couplée à l’expertise des équipes DataHorizon a fait ses preuves : les livraisons corrélées à leur roadmap ont toutes été fidèlement respectées, avec un engagement de résultats sans faille. Quand évolutivité rime avec qualité, il ne fait alors plus aucun doute quant au choix judicieux du produit et du fournisseur !
De très nombreux axes d’analyses additionnels et des extractions à portée de main pour pouvoir agir en conséquence :
- Identification immédiate de profils comptes AD (Active Directory)
- Incomplets : absence de Pays, de Services, de Gestionnaires, etc.
- Incohérents vis-à-vis des règles de nommage entreprise : résultante de standards entreprise parfois non suivis (ex. Autriche vs. Austria, FRANCE vs. France, España vs. Spain, etc.)
- OneDrive : inclut des tableaux de bords dynamiques permettant de monitorer les usages & activités sur cette composante clé d’O365, tant sur le plan utilisateurs que fichiers et volumétrie de stockage.
- Gestion des Licences O365 : axe majeur permettant de réduire de manière conséquente le coût de nos plans de licences Office 365.
- Probablement l’une des fonctionnalités de TEAMSFOX les plus rentables sur le court-moyen terme, puisqu’elle nous permet d’analyser très finement dorénavant les tendances d’usage et d’exploitation sur les licences attribuées à nos utilisateurs. Fonction des constats, nous ajustons soit via un downgrade de notre pool de licences, soit via réattribution de licences plus conformes aux usages effectifs de nos utilisateurs (ex. Licence plan E3 -> F3 ou F1); voire même en supprimant des volumes conséquents de licences 100% inexploitées sur une longue période.
- Déjà très prometteuse, cette section s’étoffera progressivement grâce à de nouvelles analyses et axes de traitements automatisés ; l’objectif étant de contribuer à générer des inventaires réguliers pour permettre à Clarins - ou toutes autres entreprises clientes - d’optimiser son pool de licences = par voie de conséquence, réaliser d’importantes économies d’échelle.
2022 et au-delà ! RSE et GREEN IT
Le respect de l’environnement, de la biodiversité et de notre écosystème à échelle planétaire sont des valeurs intrinsèques à la marque Clarins. Leader sur cette philosophie, cette responsabilité sociétale et environnementale fait culturellement partie depuis son origine de l’ADN du Groupe.
A ce titre, notre devoir et responsabilité consiste à non seulement pouvoir mesurer de manière réaliste et intelligible les différents impacts en consommations empreinte carbone (CO²) induits par l’usage de nos solutions, mais aussi les rendre facilement exploitables pour que des démarches correctives ou de possibles compensations puissent être progressivement mises en œuvre. Complexe en apparence.
Challenge remporté haut la main par les équipes DataHorizon : grâce à une nouvelle rubrique GREEN IT sous TEAMSFOX, de nombreux relevés et estimations sont maintenant disponibles en temps réel et sur base de projections annuelles :
- Plus aucun secret quant aux impacts de nos usages O365 Clarins : qu’il s’agisse de la messagerie Exchange, de TEAMS véritable pilier stratégique sur l’axe Collaboratif (réunions, appels, partages et travail en équipe, …), du Stockage cloud SharePoint Online/OneDrive/Teams, etc., tous sont dorénavant scrutés à la loupe.
- Devenues une source précieuse d’informations, toutes ces métriques sont finement observées et exploitées par les équipes Développement Responsable ainsi que nos dirigeants. L’étape suivante consistant à les communiquer plus largement aussi à nos utilisateurs à des fins pédagogiques + prise de conscience de possibles actions collectives & individuelles pouvant progressivement modifier ces tendances.
- Cette rubrique GREEN IT permet à Clarins d’atteindre ses objectifs RSE conformément aux standards (ISO 26000).
Et pour qui viendrait à douter de la crédibilité et fiabilité de ces mesures, il est sage de noter que toutes les formules de calcul intégrées au produit compilent les résultats de plus d’une 30aine de sources et organismes de références faisant autorité au niveau mondial. Les modèles prédictifs également disponibles sous TEAMSFOX sont le résultat de longs travaux menés par DataHorizon.
En conclusion : reconnus dès 2021 avec l’attribution du label d’état “Jeune Entreprise Innovante”, les équipes DataHorizon peuvent fièrement promouvoir leur solution TEAMSFOX. Cochant toutes les cases des différents critères d’engagement que Clarins avait originellement établis, cette solution est impérative - parfois même addictive - pour qui peut prétendre exploiter un environnement O365.
TEAMSFOX continuera de grandir en maturité dans les années à venir : la roadmap présentée par DataHorizon nous réserve encore bien des surprises, certaines composantes insoupçonnées transformeront indéniablement ce produit en succès !
“ Quand évolutivité rime avec qualité, il ne fait alors plus aucun doute quant au choix judicieux du produit et du fournisseur ! ”
